Dokumentenmanagement

Kein Papier mehr – alle HR-Dokumente digital und sicher

Verwalten Sie Arbeitsverträge, Zeugnisse, Abrechnungen und Bescheinigungen zentral, revisionssicher und DSGVO-konform. Ablaufdaten werden automatisch überwacht.

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So funktioniert das Dokumentenmanagement

Hochladen, kategorisieren, freigeben und archivieren

1

Dokument hochladen

Dokumente per Drag & Drop hochladen oder direkt aus dem HR-System heraus erstellen. Alle gängigen Formate werden unterstützt.

2

Kategorisieren

Dokumententyp, Ablaufdatum und Berechtigungen vergeben. Automatische Zuordnung zur Personalakte.

3

Freigeben & Unterschreiben

Dokumente im Mitarbeiter-Self-Service bereitstellen. Digitale Signatur für Verträge und Einverständniserklärungen.

4

Revisionssicher archivieren

Unveränderbare Archivierung nach GoBD und DSGVO. Zugriffshistorie lückenlos protokolliert.

Funktionen im Überblick

Digitale Personalakte

Alle Dokumente eines Mitarbeiters an einem Ort. Kategorisiert, suchbar und mit Versionsverlauf.

Ablaufdaten-Überwachung

Automatische Benachrichtigung bei auslaufenden Verträgen, Zertifikaten oder Führerscheinen – rechtzeitig vor dem Ablauf.

Digitale Signatur

Dokumente direkt im System unterzeichnen lassen – rechtssicher per qualifizierter elektronischer Signatur.

Berechtigungskonzept

Granulare Zugriffsrechte: Wer darf welches Dokument sehen, bearbeiten oder herunterladen? Vollständig konfigurierbar.

Volltextsuche

Alle Dokumente blitzschnell durchsuchen – nach Name, Typ, Datum oder Inhalt (bei PDF/OCR).

GoBD-konforme Archivierung

Unveränderbare Speicherung gemäß GoBD und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen mit automatischer Löschung nach Fristablauf.

Papierlos und rechtssicher

Nachhaltigkeit

Bis zu 90 % weniger Papier. Gut für die Umwelt und gut für Ihre Archivkosten.

Rechtliche Sicherheit

GoBD, DSGVO und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen – alles automatisch eingehalten.

Sofortiger Zugriff überall

Kein Suchen im Aktenschrank – alle Dokumente in Sekunden abrufbar, auch im Homeoffice.

Verwandte Module

Häufige Fragen zum Dokumentenmanagement

PDF, Word (DOCX), Excel (XLSX), JPEG, PNG und ZIP. Dokumente werden serverseitig auf Viren geprüft bevor sie gespeichert werden.

Aufbewahrungsfristen werden je Dokumententyp konfiguriert. Personalunterlagen z. B. 10 Jahre, Lohnabrechnungen ebenfalls 10 Jahre. Automatische Löschung nach Ablauf möglich.

Ja. Die einfache elektronische Signatur ist in allen Plänen enthalten. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist im Professional-Plan verfügbar.

Ja. Dokumente werden unveränderbar gespeichert, der Zeitstempel ist manipulationssicher und alle Zugriffe werden revisionssicher protokolliert.

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